تفویض اختیار ( واگذاری کارها )
مراحل تفویض اختیار
مطمئنا اشتباه مدیر در امر تفویض اختیار مسبب محروم کردن افراد از فرصتهای رشد خواهدشد.
این امر در بلندمدت به افزایش ظرفیت تیم ضربه وارد کرده و رضایت و مشارکت کارکنان را کاهش میدهد.
برای تفویض اختیار به شیو های کارآمد شما باید:
- •کارهای مناسب را برای تفویض انتخاب کنید.
- •افراد مناسب را برای تفویض اختیار به آنها شناسایی نمایید.
- •به شیو های مناسب تفویض اختیار را اجرا کنید.
گام منطقی بعدی این است که چگونه به شیو های مؤثر تفویض اختیار انجام دهیم.
دنبال کردن این 8 مرحله ضروری، میتواند تضمین کننده یک تفویض اختیار موفق باشد و موجب پیشرفت و رضایت هر یک از طرفین گردد.
هشت گام مفید برای تفویض اختیار توسط مدیران
-
فرد مناسب را برای تخصیص کارها و وظایف انتخاب کنید.
این انتخاب را براساس آمادگی، علاقه و قابلیت انعطاف افراد انجام دهید.
در اینجا سوالاتی مطرح هست که میتوانید از خود بپرسید و انتخا بهایتان را محدود کنید.
− −هم اکنون چه کسی این کار را انجام میدهد؟
− −چه کسی لازم است چگونگی انجام این کار را فراگیرد؟
− −انجام این کار برای چه کسی مفید خواهد بود؟
− −چه کسی م یتواند اید ههای جدیدی در این زمینه پیشنهاد دهد؟
− −وقتی من حضور ندارم چه کسی این کار را انجام م یدهد؟
− −چه کسی به انجام آن علاقمند است؟
-
مجوز و اختیار کافی به نماینده خود بدهید.
مدیریت ذره بینی یکی از نشان ههای ضعیف بودن تفویض اختیار در سیست مسازی است.
چنین رفتاری همچنین نشان م یدهد که شما به فردی که کار را به آن داد هاید اعتماد کافی ندارید.
اگر شما همراه با اعطای یک مسئولیت، قدرت و استقلالی را که لازمه پیش بردن
آن است اعطا نکرد هاید، بنابراین واقعا آن کار را تفویض نکرد هاید.
-
تعیین اهداف خاص و مشخص همراه با توافقهای غیر قابل مذاکره در مورد چگونگی انجام کار.
هنگام یکه شما یک چارچوب مشخص بدون تجویز یا نظارت بر هر یک از اقدامات
افراد به آنها میدهید، موظف به انجام آن خواهند شد. اجازه دهید نماینده شما از اهداف،
زما نبندی مقرر و مهلتهای مشخصی که آنها را بررسی خواهید کرد آگاه باشد
و بداند که هنگام کنترل چه چیزی انتظار دارید. سپس به عقب برگردید و به نماینده خود اجازه دهید فرآیندها
را اصلاح نموده و بهبود دهد و همچنین راه های متفاوتی را برای انجام کارها امتحان کند و در حین انجام کارها، بیشتر یاد بگیرد.
-
نماینده خود را برای رسیدن به اهداف مورد نظرتان مجهز کنید.
منطقی و منصف باشید. شما نم یتوانید انتظار داشته باشید که افراد
بدون در دست داشتن زمان و بودجه کافی و یا دسترسی به لوازمی که برای
انجام کار لازم است، به اهداف مورد نظر دست یابند.
-
در برابر فردی که کار را به او واگذار میکنید مثل یک مرجع و حامی باشید.
در دسترس باشید. گاهی اوقات چک کنید و اطمینان حاصل کنید که نماینده شما می‌داند
که ایمن است و شما آماده دریافت سوالات و گزار شهای او هستید. واگذار کردن یک کار، به معنای رها کردن آن برای نماینده نیست.
-
عملکرد نماینده خود را ارزیابی کنید.
سومین و چهارمین باری که نماینده ب هطور مستقل یک کار تکراری را انجام میدهد
به طور ویژ ه ای مهم است. اجازه بدهید منحنی یادگیری کامل شود.
این بدان معنی است که شما در قسمت جلویی ب هعنوان یک مربی و معلم مشغول هستید.
همانطورکه به تدريج به عقب برم یگردید، عملکرد نماینده خود را ارزیابی نموده و بازخورد میدهید.
به این ترتیب تفویض را سودمند و سازنده نموده و بر توسعه مداوم آن متمرکز شوید.
-
نظارت بر مایل استونها
هرچند که شما مسئولیت و اختیار یک کار را به عهده شخص دیگری می‌گذارید،
اما مسئولیت شما به عنوان یک مدیر آن است که مطمئن شوید مسئولیت‌پذیری لازم توسط او وجود دارد.
نظارت به شما اجازه میدهد که بدون مدیریت ذره بینی، کار را سرپرستی کرده،
اعضای تیم خود را تشویق نموده و هنگامیکه آنها در حال حرکت به سمت هدف خود هستند
الهام بخش آنها بوده و نظرات خود را در مورد اصلاحات لازم در جهت تکمیل کار ارائه دهید.
اگر یکی از اعضای تیم اشتباه کرد، آن را شناسایی و از آن به عنوان فرصتی برای آموزش و راهنمایی دیگران استفاده نمایید.
-
جایزه و پاداش
اگر نماینده شما کارهای محوله را ب هطور ماهران های به انجام رساند،
مطمئن شوید که از پيشرفت و موفقيت خود آگاه است و در مقابل ديگران نيز به
او پاداش داده و يا قدرداني نما یيد. اگر فردی که کار به او تفویض شده وظیفه خود را حتی بالاتر
از سطح انتظار انجام داده، دادن پاداش ضروری است و بهتر است این موفقیت را به شیو های مناسب جشن بگیرید.
در پایان اگر تفویض اختیار انجام داد هاید، پس گرفتن آن به هر دلیل فکر خوبی نیست.
بهتر است برنامه ریزی مناسبی برای موثر بودن آن انجام داده و از نمایندگان خود حمایت نمایید
و به این ترتیب از رفت و برگشت پینگ پونگی کار به سمت افراد مختلف جلوگیری کنید.
دیدگاهتان را بنویسید